- Identifica las necesidades actuales
El punto de partida para conseguir una gestión óptima del tiempo es determinar cuáles son las necesidades que debemos atender actualmente. Es preciso identificar, con la ayuda de un listado, si estamos necesitados de tiempo libre, de mejorar la manera en que organizamos las tareas o de realizar aquellas actividades que ya las tenemos programadas. También, es posible que necesitemos ampliar el tiempo entre los compromisos asumidos, para no tener que estar al límite.
Al identificar nuestras propias necesidades, podremos determinar nuevos hábitos que nos ayuden a conseguir una adecuada optimización del tiempo, así como priorizar tareas o prescindir de aquellas que no consideramos importante. Aún cuando sean muchas las necesidades que vayamos identificando, es aconsejable considerarlas todas para, más adelante, empezar a tamizar la lista. Cada persona es consciente de aquellas necesidades que quiere cubrir.
- Analiza cada una de las actividades diarias
Una vez que tengamos la lista terminada, debemos analizar qué es lo que está impidiendo satisfacer esas necesidades. Para ello, resulta indispensable examinar cada una de las tareas y actividades que realizamos día a día, desde el momento en que nos levantamos hasta la hora en que nos acostamos, con el fin de identificar aquello que nos está consumiendo más tiempo.
El análisis debe ser integral. No basta con realizar una revisión ligera de nuestras actividades diarias, tendremos que revisar todas y cada una de las tareas habituales que ocupan nuestro tiempo a lo largo del día, así como aquellos compromisos que cumplimos casi como rutina. Solo así, vamos a visualizar aquel momento del día en que la productividad la tenemos a tope, así como aquel instante en el que procrastinamos.
- Detecta los hábitos que nos roban tiempo
He aquí un punto esencial. Este es uno de los ejercicios más importantes que se realizan en los talleres de coaching orientados a mejorar la gestión del tiempo. Consiste en identificar aquellas actividades que, lejos de aportar valor para el cumplimiento de nuestros objetivos diarios, lo único que hacen es robarnos el tiempo del que disponemos. ¿Con que frecuencia revisamos las redes sociales? ¿Y el correo electrónico? ¿hablamos mucho por WhatsApp?
A lo largo del día, todos terminamos realizando actividades que nos consumen recursos y no suman valor al cumplimiento de nuestros objetivos; esas son las acciones que atentan contra una adecuada gestión del tiempo. Las distracciones y la desorganización hacen que no podamos cumplir con nuestras labores importantes, generando frustración y elevando nuestro nivel de estrés.
- Programa el trabajo diario
Hasta aquí, hemos logrado identificar nuestras necesidades, revisar al detalle cada una de las actividades y tareas diarias y detectar aquellos hábitos que atentan contra nuestra disponibilidad del tiempo. Ahora bien, ¿Qué cambios debemos realizar para optimizar las labores diarias? La programación del trabajo es muy simple; debemos empezar por dejar de lado aquellas actividades de las que podemos prescindir. Es probable que algunas de ellas podamos delegar para disponer de más tiempo, mientras que otras debamos dejarlas de lado porque, sencillamente, no nos aportan valor.
Es en esta etapa en la que, también, debemos priorizar aquellas tareas o actividades sobre otras que aportan menos valor para el cumplimiento de los objetivos trazados. Una vez que hayamos eliminado tareas y delegado algunas otras, es recomendable realizar un análisis exhaustivo y criterioso respecto a aquellas labores que nos quedan por hacer y que son realmente importantes, a fin de determinar el orden adecuado para realizarlas.
- Revisa y actualiza los listados, siempre
Es muy conveniente hacer una revisión periódica de los listados, ya que suelen aparecer nuevas actividades que ocupan nuestro tiempo sin darnos cuenta, en especial aquellas que nos roban horas valiosas del día. Con la práctica, se hace más fácil detectar las acciones que nos consumen tiempo y que se van convirtiendo en hábitos de forma paulatina y silenciosa. La revisión de Facebook, el posteo de fotos en Instagram o la visualización de correos a cada hora, entre otras, son acciones que merman nuestra productividad y ocupan nuestro espacio personal.
Al principio, resultará un tanto tedioso y difícil realizar este ejercicio de listas, pero, a la larga, notarás que es un trabajo muy favorable para elevar la productividad y asimilar hábitos positivos. Poco a poco, tendremos una mayor habilidad para identificar las tareas tóxicas y aquellas que podremos delegar. El resultado final será, aunque cueste creerlo, que tendremos una mayor disponibilidad de tiempo a lo largo del día.
Finalmente, existen algunas herramientas muy útiles que ayudan en el trabajo de optimización del tiempo, como los calendarios online, aplicaciones para agendar las actividades o alarmas que nos recuerdan el camino trazado. Es recomendable probarlas y adaptarlas a nuestro propio ritmo.
Además, es fundamental incluir en la programación el descanso necesario para ser más productivos. El organismo necesita descansar para responder de forma adecuada a nuestras exigencias, por lo que un buen descanso es vital para elevar la productividad y disminuir nuestro nivel de estrés.
Aprender a gestionar el tiempo para controlar el nivel de estrés no es tarea fácil, es un trabajo que requiere de voluntad y decisión y eso, muchas veces, es difícil de conseguir. Sin embargo, basta con tener las ganas de conseguir una vida más ordenada y libre de preocupaciones para decidirnos a planificar mejor nuestro trabajo y optimizar las tareas diarias.
