El viaje corporativo está cambiando, mientras los colaboradores buscan mayor autonomía para reservar y resolver sus necesidades durante un desplazamiento, las empresas necesitan mantener el control sobre presupuestos, políticas y gastos. Esta tensión está acelerando la adopción de herramientas digitales para gestionar los viajes de principio a fin.

Un estudio de Onfly, travel tech especializada en gestión de viajes corporativos, realizado entre 1,021 profesionales en  LATAM, muestra esta evolución. 53% de los viajeros prefiere gestionar personalmente sus reservas, mientras que 43% utiliza tarjetas corporativas. Sin embargo, 39% todavía paga los gastos con recursos propios y solicita posteriormente un reembolso.

La brecha también está en la gestión interna. Solo 39% de las empresas consultadas utilizan sistemas automatizados para administrar viajes, frente a 32% que recurre a documentación en papel y 24% a hojas de cálculo. Además, 53% de los participantes señaló que en su empresa no existe un área específica para gestionar los viajes corporativos.

Para Onfly, estos datos reflejan un cambio en las expectativas del viajero corporativo y, al mismo tiempo, una oportunidad para que las empresas modernicen procesos que todavía dependen de tareas manuales.

“Las empresas están pasando de entender los viajes corporativos como una suma de reservaciones y comprobantes a considerarlos como un proceso estratégico. La tecnología permite dar autonomía al viajero, automatizar tareas administrativas y ofrecer información para tomar mejores decisiones sobre el presupuesto y la movilidad”, señaló Juan Camilo Valencia Rivera, Country Manager de Onfly en México.

En este nuevo escenario, la autonomía no significa perder control. El viajero busca poder reservar y modificar sus viajes de manera sencilla, mientras Finanzas y Recursos Humanos necesitan visibilidad sobre el gasto y el cumplimiento de las políticas corporativas.

La experiencia digital también se refleja en los canales de atención. De acuerdo con el estudio, WhatsApp es el medio más utilizado por los viajeros, con 65%, seguido del correo electrónico, con 60%. Esta preferencia apunta hacia una expectativa de respuestas más rápidas y procesos similares a los que los usuarios ya experimentan en su vida cotidiana.

Del viaje al gasto: una gestión más integrada

La eficiencia financiera es otro de los retos. Alimentación y hospedaje concentran 87% y 79% de los gastos asociados a los viajes de negocios, respectivamente, seguidos por el transporte local, con 60%.

A estos desembolsos se suma el trabajo administrativo que generan comprobantes, reembolsos, conciliaciones y seguimiento presupuestal. Por ello, las plataformas de gestión de viajes están evolucionando de herramientas enfocadas únicamente en reservaciones hacia soluciones que integran viajes, gastos, políticas y datos financieros.

En este sentido, en México, la gestión fiscal añade una capa adicional de complejidad: cada gasto debe estar respaldado por un CFDI validado por el SAT, lo que convierte la administración de viajes en un proceso con implicaciones tributarias directas. Las plataformas de gestión de viajes están evolucionando precisamente hacia soluciones que integran viajes, gastos, validación fiscal y datos financieros en un solo flujo.

El cambio también considera la experiencia del colaborador. El análisis de Onfly sobre México identifica entre los principales retos durante los viajes de negocios mantener una alimentación saludable, realizar actividad física y conservar espacios para la vida personal.

Los datos del estudio refuerzan esta tendencia: 64% de las mujeres consultadas señaló dificultades para mantener una rutina de ejercicio durante los viajes, 62% para mantener una alimentación equilibrada y 60% reportó una reducción de su tiempo personal. Entre los hombres, 57% identificó dificultades para realizar actividad física y 52% para mantener hábitos alimenticios saludables.

Así, aspectos como la flexibilidad en horarios de check-in y check-out, el acceso a internet de alta velocidad o la disponibilidad de gimnasios comienzan a ganar relevancia en la experiencia del viajero.

“La siguiente etapa de los viajes corporativos no consiste solamente en digitalizar lo que antes se hacía en papel. Se trata de utilizar la tecnología para eliminar fricciones, generar información útil y construir una experiencia en la que empresa y colaborador obtengan beneficios concretos. Para México, existe una oportunidad importante de modernizar la movilidad corporativa y convertirla en una herramienta que contribuya a la eficiencia financiera, la productividad y la satisfacción de los equipos”, concluyó Juan Camilo Valencia Rivera.

El resultado es un nuevo modelo de gestión en el que autonomía, eficiencia y control dejan de competir entre sí para formar parte de una misma estrategia, hacer más sencillo el viaje para el colaborador y, al mismo tiempo, más visible y eficiente para la empresa.

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